Lei Municipal nº 1.733, de 19 de setembro de 2003

É dever do Poder Público a gestão integral de documentos e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura e como elemento de prova e informação. 

Para efeitos de aplicação desta lei ficam assim definidas as seguintes expressões:

I – Gestão Integral de Documentos: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento temporário e eliminação ou guarda permanente dos documentos dotados de valor informativo, probatório ou cultural;
II - Arquivo: é o conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados em processo natural por uma unidade, órgão ou organismo, no exercício de suas competências, funções e atividades e conservados para servir de referência, informação, prova ou fonte de pesquisa; IV - Avaliação de Documentos: é a atividade interdisciplinar que consiste em identificar os valores imediatos e mediatos dos documentos, analisar seu ciclo de vida e definir sua destinação final, isto é, sua eliminação ou guarda permanente;
V - Valor do Documento: é o valor classificado como imediato ou mediato, que varia segundo o menor ou maior teor ou vigor informativos do documento, de seu caráter probatório e seu alcance temporal;
VI - Documento de Valor Imediato: é o documento que, esgotados os prazos de vigência e de prescrição definidos na Tabela de Temporalidade a ele relativa, nos termos desta Lei, pode ser eliminado sem prejuízo para a coletividade e para a Administração Pública;
VII - Documento de Valor Mediato: é o documento que, esgotados os prazos de vigência, de prescrição e de precaução, definidos na tabela de temporalidade a ele relativa, nos termos desta Lei, deve ser preservado por força das informações nele contidas, para a eficiência da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa;
VIII - Tabela de Temporalidade: é o instrumento arquivístico que, após aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabelece a destinação final dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente, relaciona as séries documentais que os documentos integram, os respectivos prazos de vigência, de prescrição e de precaução, em função de valores legais, fiscais, administrativos, técnicos, operacionais, históricos ou culturais, e define os prazos para a eliminação, transferência e recolhimento de documentos;
IX - Prazo de Vigência: é o intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinam a sua produção;
X - Prazo de Prescrição: é o intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade, ou qualquer interessado, pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado;
XI - Prazo de Precaução: é o intervalo de tempo durante o qual a Municipalidade guarda o documento por precaução, antes de sua eliminação ou recolhimento definitivo;
XII - Arquivos Correntes ou de Gestão: são constituídos de documentos vigentes, organizados e acessíveis, freqüentemente consultados;
XIII - Arquivo Intermediário: constituído de documentos que tenham prazos de vigência ou de prescrição muito longos, poucos consultados, mantidos organizados, enquanto aguardam a destinação final;
XIV – Arquivo Permanente: constituído de documentos providos de valor permanente, informativo, probatório, histórico ou cultural, que devam ser definitivamente preservados.
XV - Eliminação: destruição de documentos que na avaliação foram considerados sem valor para a guarda permanente. 

A gestão dos documentos da Administração Pública Direta, compete ao Departamento de Patrimônio Público e Arquivo Geral, subordinado à Secretaria de Administração.

Compete ao Departamento de Patrimônio Público e Arquivo Geral:

I – Formular a política de gestão integral de documentos do Município e coordenar a sua implantação, no âmbito do Poder Executivo;
II – Garantir o acesso às informações e aos arquivos, no âmbito da Administração Pública Municipal, observadas as restrições legais eventualmente aplicáveis;
III – Estabelecer diretrizes para as diversas etapas de administração de documentos, inclusive dos documentos eletrônicos, para a organização e funcionamento do protocolo e dos arquivos integrantes da Administração Municipal;
IV – Coordenar os trabalhos de avaliação de documentos públicos do Município e acompanhar a elaboração das tabelas de temporalidade, que deverão ser submetidas à aprovação do Secretário de Administração;
V – Autorizar, na condição de instituição arquivística municipal, prevista no artigo 9º, da Lei Federal n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991, as eliminações dos documentos desprovidos de valor permanente;
VI - Supervisionar as transferências e proceder ao recolhimento, preservação e custódia de documentos dotados de valor permanente.

Os arquivos públicos são o conjunto de documentos produzidos e recebidos no exercício de suas atividades por órgãos públicos municipais em decorrência de suas funções executivas. 

Os documentos públicos são identificados como correntes intermediários e permanentes. 

Os documentos permanentes são inalienáveis e imprescritíveis. 

Aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou identificados como de interesse público e social será responsabilizado penal, civil e administrativamente, na forma da legislação em vigor (Código Penal, Código Civil, Processo Administrativo ). 

Cabe aos órgãos da Administração Pública Direta procederem por meio de Comissões de Avaliação às adaptações necessárias para a correta aplicação da Tabela de Temporalidade, estabelecendo os prazos de guarda e destinação dos documentos afetos a suas atividades

Os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos integrantes da Administração Pública Direta serão estabelecidos mediante Decreto.

 É proibida toda e qualquer eliminação de documentos, exceto nos termos desta Lei. 

 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.